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新員工入職管理實(shí)務(wù)

2018-6-22 張立軍京師律師
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一、新員工入職管理實(shí)務(wù)
(一)概述
規(guī)范的員工入職管理制度,有利于促進(jìn)員工工作接積極性,有利于促進(jìn)員工更好的更快的融入到工作崗位中,更有利于防范勞動(dòng)法律風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生。
(二)入職管理流程
1、入職前的準(zhǔn)備
人事部門(mén)提前進(jìn)行入職員工信息整理、工號(hào)編制,入職前相關(guān)材料準(zhǔn)備,制作考勤記錄、工作郵箱等準(zhǔn)備工作。
2、入職手續(xù)辦理
(1)新員工簽訂《員工入職信息登記表》;
(2)簽訂書(shū)面《勞動(dòng)合同》、《員工手冊(cè)》《考勤管理辦法》《競(jìng)業(yè)限制及保密協(xié)議》及其他管理制度文件;
(3)人事檔案建立
基本資料:個(gè)人簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘登記表、面試試題、錄用審批表、照片、身份證復(fù)印件、戶口簿復(fù)印件、原單位的離職證明、體檢表或者健康證明、畢業(yè)生推薦表、員工登記表。
合同協(xié)議:勞動(dòng)合同、商業(yè)保密協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議、就業(yè)協(xié)議
員工異動(dòng)資料:轉(zhuǎn)正審批表、合同續(xù)簽審批表、崗位變動(dòng)審批表、薪資變動(dòng)審批表、員工年度總結(jié)、員工獎(jiǎng)懲記錄表等。
離職資料:離職報(bào)告、離職審批表、離職交接表、終止或者解除勞動(dòng)合同決定及通知書(shū)、離職補(bǔ)充協(xié)議等。
(三)法律風(fēng)險(xiǎn)防控
(1)新員工入職要嚴(yán)格審查其與原單位的勞動(dòng)關(guān)系證明、是否有勞動(dòng)爭(zhēng)議訴訟糾紛、社保轉(zhuǎn)移憑證,如新員工不能按期提供上述文件,新單位應(yīng)當(dāng)暫緩為其辦理入職手續(xù)。
(2)及時(shí)簽訂書(shū)面勞動(dòng)合同。根據(jù)法律規(guī)定,用工單為應(yīng)當(dāng)在實(shí)際用工之日起一個(gè)月內(nèi)與勞動(dòng)者簽訂書(shū)面勞動(dòng)合同。如用工單位超過(guò)一個(gè)月不滿一年未與勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同,應(yīng)當(dāng)每月向勞動(dòng)者每月支付雙倍工資。超過(guò)一年未與勞動(dòng)者簽訂書(shū)面勞動(dòng)合同的,視為雙方簽訂無(wú)固定期限勞動(dòng)合同。
(3)用人單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)將與勞動(dòng)者權(quán)益有權(quán)的權(quán)利、義務(wù)及時(shí)告知?jiǎng)趧?dòng)者并保留證據(jù);及時(shí)的與勞動(dòng)者簽訂公司用工管理有關(guān)的所有文件,避免日后勞動(dòng)者主張單位未告知其相關(guān)制度文件導(dǎo)致公司的管理制度效力分歧產(chǎn)生得的爭(zhēng)議與損失,嚴(yán)重的可能導(dǎo)致敗訴風(fēng)險(xiǎn)。


二、工時(shí)工資法律實(shí)務(wù)
(一)概述
我國(guó)目前有三種工時(shí)制度,分為標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制度、綜合工時(shí)制度、不定時(shí)工時(shí)制度。在勞動(dòng)合同中應(yīng)當(dāng)明確采用哪種工時(shí)制度,如采用標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制度,還應(yīng)當(dāng)約定加班的相關(guān)事宜。
(二)工時(shí)制度分類
1、標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)
標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制度是目前用人單位通常情況下普遍采用的工時(shí)制度,標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)制度工作時(shí)間安排要同時(shí)符合三個(gè)條件:每日工作不超過(guò)8小時(shí);2、每周工作不超過(guò)40小時(shí);3、每周至少保證一個(gè)休息日。
具體的工作時(shí)間用人單位根據(jù)實(shí)際情況安排,只要工作時(shí)間不超出上述時(shí)限即不構(gòu)成加班。
2、加班的認(rèn)定及加班費(fèi)計(jì)算
加班是指超過(guò)法定工作時(shí)間所規(guī)定的勞動(dòng)者延長(zhǎng)工作的時(shí)間。用人單位在滿足以下情況下可以安排加班:(1)用人單位因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要,經(jīng)過(guò)與工會(huì)和勞動(dòng)者協(xié)商一致后可以延長(zhǎng)工作時(shí)間,一般每日不超出一個(gè)小時(shí);(2)因特殊情況,在保障勞動(dòng)者身體健康的條件下每日不得超過(guò)三個(gè)小時(shí),但是每月不得超過(guò)三十六小時(shí)。
(1)加班費(fèi)給付標(biāo)準(zhǔn)
用人單位安排勞動(dòng)者加班的應(yīng)當(dāng)支付高正常工作的加班工資,勞動(dòng)法對(duì)平日、雙休日、法定節(jié)假日加班區(qū)分給予補(bǔ)償;
①延長(zhǎng)工作時(shí)間加班的,支付不低于工資的150%的工資報(bào)酬;
②休息日安排加班的又不能安排補(bǔ)休的,支付不低于工資的200%的工資報(bào)酬;
③法定節(jié)假日安排加班的,支付不低于工資的300%的工資報(bào)酬;
3、綜合計(jì)算工時(shí)制度
①針對(duì)工作性質(zhì)特殊,需要連續(xù)作業(yè)或者受自然條件限制企業(yè)的部分員工,采用以周、月、季、年為周期的工時(shí)計(jì)算的制度,但其平均日工作時(shí)間和周工作時(shí)間與法定標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)基本相同。
②審批
實(shí)行綜合工時(shí)制度,不僅要在勞動(dòng)合同中明確約定,還需要進(jìn)過(guò)勞動(dòng)行政部門(mén)審批這一前提。如果企業(yè)沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批,只是在合同中約定綜合工時(shí)計(jì)算,也不具備法律效力。
③加班
綜合工時(shí)加班與標(biāo)志工時(shí)加班制度相同。
4、不定時(shí)工時(shí)支付
①不定時(shí)工作制度針對(duì)因生產(chǎn)特點(diǎn)、工作特殊需要或者職責(zé)范圍關(guān)系,無(wú)法按照標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)間衡量或者機(jī)動(dòng)作業(yè)職工所采用的一種工時(shí)制度。
②適用人員:高級(jí)管理人員、外勤、推銷、值班人員;特殊企業(yè)中長(zhǎng)途運(yùn)輸人員、出租車司機(jī)和鐵路、港口、倉(cāng)庫(kù)或者部分裝卸人員;其他因生產(chǎn)特點(diǎn)、工作需要或者職責(zé)范圍內(nèi)適合實(shí)行不定時(shí)工作制度的職工。
③勞動(dòng)者用人單位約定加審批。
④不定時(shí)工作制度不適用支付加班費(fèi)的規(guī)定。
(三)法律風(fēng)險(xiǎn)防控
(1)明確工時(shí)、工資制度,作息時(shí)間合法;
(2)合同中約定加班工資計(jì)算基數(shù);
(3)規(guī)定加班審批制度,加班時(shí)間、姓名、批準(zhǔn)人、補(bǔ)休時(shí)間、結(jié)算時(shí)間,避免自行加班;
(4)加班費(fèi)在工作單中列明并要求簽字確認(rèn)。

三、規(guī)章制度法律實(shí)務(wù)
(一)概述
企業(yè)規(guī)章制度是用人單位制定的組織勞動(dòng)過(guò)程和勞動(dòng)管理的規(guī)則綜合制度,也是企業(yè)內(nèi)部勞動(dòng)規(guī)則,是企業(yè)內(nèi)部的“法律”。
(二)分類
(1)綜合規(guī)章制度,如《員工手冊(cè)》《勞動(dòng)人事管理制度》
(2)單項(xiàng)規(guī)章,如《薪酬制度》《保密制度》《員工獎(jiǎng)懲制度》《考勤管理制度》《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議》等;
(3)專門(mén)性規(guī)定,如針對(duì)特殊人員的管理制度等
(三)規(guī)章制度的效力
通過(guò)民主程序制定的規(guī)章制度,不得違反國(guó)家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定,并向勞動(dòng)者公示的,可以作為人民法院審理勞動(dòng)爭(zhēng)議案件的依據(jù)。
(四)規(guī)章制度的制定
1、確定題目;
2、擬訂;
3、經(jīng)過(guò)職工代表大會(huì)和全體職工同意;
4、與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定;
5、公示與確認(rèn)。
(五)法律風(fēng)險(xiǎn)防控
可以作為仲裁依據(jù)的企業(yè)規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合:民主制定、內(nèi)容合法、公示。公示辦法:職工學(xué)習(xí)培訓(xùn)課程、作為勞動(dòng)合同的附件等。

四、社會(huì)保險(xiǎn)
五險(xiǎn):養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育、失業(yè)。用人單位應(yīng)該依法為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn)。
建議:用人單位應(yīng)當(dāng)為勞動(dòng)者起碼按照最低檔繳納社會(huì)保險(xiǎn),否則存在法律風(fēng)險(xiǎn)。如果不為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn),勞動(dòng)者可以要求解除勞動(dòng)合同并支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金。

五、勞動(dòng)合同解除、終止、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償
(一)勞動(dòng)合同解除
勞動(dòng)合同的解除有別于勞動(dòng)合同終止,分為協(xié)商解除和單方解除(包括用人單位單方解除和勞動(dòng)者單方解除)。
勞動(dòng)合同終止:《勞動(dòng)合同法》第44條:有下列情形之一的,勞動(dòng)合同終止:(一)勞動(dòng)合同期滿的;(二)勞動(dòng)者開(kāi)始依法享受基本養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇的;(三)勞動(dòng)者死亡,或者被人民法院宣告死亡或者宣告失蹤的;(四)用人單位被依法宣告破產(chǎn)的;(五)用人單位被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉、撤銷或者用人單位決定提前解散的;(六)法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。
(二)勞動(dòng)者單方解除
《勞動(dòng)合同法》第38條:用人單位有下列情形之一的,勞動(dòng)者可以解除勞動(dòng)合同:
(一)未按照勞動(dòng)合同約定提供勞動(dòng)保護(hù)或者勞動(dòng)條件的;
(二)未及時(shí)足額支付勞動(dòng)報(bào)酬的;
(三)未依法為勞動(dòng)者繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)的;
(四)用人單位的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定,損害勞動(dòng)者權(quán)益的;
(五)因本法第二十六條第一款規(guī)定的情形致使勞動(dòng)合同無(wú)效的;
(六)法律、行政法規(guī)規(guī)定勞動(dòng)者可以解除勞動(dòng)合同的其他情形。
  用人單位以暴力、威脅或者非法限制人身自由的手段強(qiáng)迫勞動(dòng)者勞動(dòng)的,或者用人單位違章指揮、強(qiáng)令冒險(xiǎn)作業(yè)危及勞動(dòng)者人身安全的,勞動(dòng)者可以立即解除勞動(dòng)合同,不需事先告知用人單位。
(三)用人單位單方解除
《勞動(dòng)合同法》第39條:勞動(dòng)者有下列情形之一的,用人單位可以解除勞動(dòng)合同:
(一)在試用期間被證明不符合錄用條件的;
(二)嚴(yán)重違反用人單位的規(guī)章制度的;
(三)嚴(yán)重失職,營(yíng)私舞弊,給用人單位造成重大損害的;
(四)勞動(dòng)者同時(shí)與其他用人單位建立勞動(dòng)關(guān)系,對(duì)完成本單位的工作任務(wù)造成嚴(yán)重影響,或者經(jīng)用人單位提出,拒不改正的;
(五)因本法第二十六條第一款第一項(xiàng)規(guī)定的情形致使勞動(dòng)合同無(wú)效的;
(六)被依法追究刑事責(zé)任的。
《勞動(dòng)合同法》第40條:有下列情形之一的,用人單位提前三十日以書(shū)面形式通知?jiǎng)趧?dòng)者本人或者額外支付勞動(dòng)者一個(gè)月工資后,可以解除勞動(dòng)合同:
 。ㄒ唬﹦趧(dòng)者患病或者非因工負(fù)傷,在規(guī)定的醫(yī)療期滿后不能從事原工作,也不能從事由用人單位另行安排的工作的;
 。ǘ﹦趧(dòng)者不能勝任工作,經(jīng)過(guò)培訓(xùn)或者調(diào)整工作崗位,仍不能勝任工作的;
 。ㄈ﹦趧(dòng)合同訂立時(shí)所依據(jù)的客觀情況發(fā)生重大變化,致使勞動(dòng)合同無(wú)法履行,經(jīng)用人單位與勞動(dòng)者協(xié)商,未能就變更勞動(dòng)合同內(nèi)容達(dá)成協(xié)議的。

(四)解除的程序
(1)勞動(dòng)者解除
勞動(dòng)者提前30日以書(shū)面形式通知用人單位;試用期內(nèi)提前3日通知用人單位可以解除勞動(dòng)合同。
(2)用人單位解除
①人力資源部提出解除意見(jiàn);
②征求工會(huì)意見(jiàn),工會(huì)研究并反饋意見(jiàn);
③企業(yè)行政部門(mén)作出決定;
④送達(dá):直接-郵寄-公告送達(dá);
⑤辦理勞動(dòng)合同相關(guān)解除手續(xù)、工作交接、檔案轉(zhuǎn)遞。
(五)經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)
經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償按勞動(dòng)者在本單位工作的年限,每滿一年支付一個(gè)月工資的標(biāo)準(zhǔn)向勞動(dòng)者支付。六個(gè)月以上不滿一年的,按一年計(jì)算;不滿六個(gè)月的,向勞動(dòng)者支付半個(gè)月工資的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。勞動(dòng)者月工資高于用人單位所在直轄市、設(shè)區(qū)的市級(jí)人民政府公布的本地區(qū)上年度職工月平均工資三倍的,向其支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)臉?biāo)準(zhǔn)按職工月平均工資三倍的數(shù)額支付,向其支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)哪晗拮罡卟怀^(guò)十二年。
(六)需要支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金情形
有下列情形之一的,用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動(dòng)者支付經(jīng)濟(jì)金:
(1)勞動(dòng)者依照勞動(dòng)合同法38條解除勞動(dòng)合同的;
(2)用人單位依照本法第36條規(guī)定向勞動(dòng)者提出解除勞動(dòng)合同并與勞動(dòng)者協(xié)商一致解除的勞動(dòng)合同的;
(3)用人單位依照本法第40條解除勞動(dòng)合同的(用人單位無(wú)過(guò)錯(cuò)性解除);
(4)用人單位依照本法第41條第一款規(guī)定解除勞動(dòng)合同的(經(jīng)濟(jì)裁員);
(5)除用人單位維持或者提供勞動(dòng)合同約定條件續(xù)訂勞動(dòng)合同的,勞動(dòng)者不同意續(xù)訂的情形外,依照本法第44條第一款(勞動(dòng)合同期滿的)規(guī)定終止固定期限勞動(dòng)合同的;
(6)依照本法第44條第4、5款規(guī)定解除勞動(dòng)合同的(宣告破產(chǎn)和被吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照、責(zé)令關(guān)閉、撤銷或用人單位決定提前解散的)
(7)法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他情形。
(七)法律風(fēng)險(xiǎn)防控
根據(jù)出現(xiàn)解除勞動(dòng)合同的具體事由,起草《解除勞動(dòng)合同通知書(shū)》,并協(xié)助人力資源部門(mén)完成送達(dá)工作,做好前期的證據(jù)收集與保存工作。

六、競(jìng)業(yè)限制法律實(shí)務(wù)
(一)概述
企事業(yè)單位員工在任職期及離職后一定時(shí)間內(nèi)不得從事與本企業(yè)相互競(jìng)爭(zhēng)義務(wù)的一種法律制度,可分為法定競(jìng)業(yè)限制和約定競(jìng)業(yè)限制。
(二)競(jìng)業(yè)限制的范圍
競(jìng)業(yè)限制的范圍包括用人單位的高級(jí)管理人員、高級(jí)技術(shù)人員和其他負(fù)有保密義務(wù)的人員。
(三)如何約定在職勞動(dòng)者的競(jìng)業(yè)限制義務(wù)
用人單位可以在勞動(dòng)合同、規(guī)章制度中約定或者規(guī)定,勞動(dòng)者不得到競(jìng)爭(zhēng)單位日兼職,甚至不得到任何單位兼職,此時(shí),用人單位無(wú)需向勞動(dòng)者支付競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金。勞動(dòng)合同終止或者解除后,競(jìng)業(yè)限制期限不得超過(guò)2年。
(四)競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金支付
(1)競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金的支付方式,用人單位必須在離職后按月向勞動(dòng)者支付競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金。在職時(shí)提前支付補(bǔ)償金的視為未支付競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金。
(2)競(jìng)業(yè)限制補(bǔ)償金標(biāo)準(zhǔn)因勞動(dòng)合同法未規(guī)定,該標(biāo)準(zhǔn)通常由勞資雙方明確約定。
(五)勞動(dòng)者違反競(jìng)業(yè)限制義務(wù)的,應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任
(1)在職勞動(dòng)者違反競(jìng)業(yè)限制條款的,用人單位可以依據(jù)規(guī)章制度或者勞動(dòng)合同約定解除勞動(dòng)合同。
(2)離職勞動(dòng)者違反競(jìng)業(yè)限制義務(wù)的,用人范圍可以要求勞動(dòng)者承擔(dān)違約責(zé)任。
(3)如果用人單位能證明勞動(dòng)者違反競(jìng)業(yè)限制義務(wù)給用人單位造成的損失高于違約金數(shù)額的,可以要求勞動(dòng)者賠償損失與違約金差額。
(六)法律風(fēng)險(xiǎn)防控
律師根據(jù)本單位的特殊需求,結(jié)合法律的相關(guān)規(guī)定,起草《競(jìng)業(yè)限制協(xié)議書(shū)》。

七、女職工權(quán)益保護(hù)實(shí)務(wù)
(1)凡適合婦女從事勞動(dòng)的單位,不得拒絕招收女職工。
(2)不得在女職工孕期、產(chǎn)期、哺乳期內(nèi)降低基本工資或者解除勞動(dòng)合同。
(3)禁止安排女職工從事礦山井下、國(guó)家規(guī)定的第四級(jí)體力勞動(dòng)強(qiáng)度的勞動(dòng)和其他女職工禁忌從事的勞動(dòng)。
(4)女職工在月經(jīng)期間,所在單位不得安排其從事國(guó)家國(guó)定的第三級(jí)體力勞動(dòng)強(qiáng)度的勞動(dòng)。
(5)女職工在懷孕期間,所在單位不得安排其從事國(guó)家規(guī)定的第三級(jí)體力強(qiáng)度的勞動(dòng)和孕期禁止從事的勞動(dòng),不得在正常勞動(dòng)日延長(zhǎng)勞動(dòng)時(shí)間;對(duì)不能勝任原勞動(dòng)的,應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)務(wù)部門(mén)的證明,予以減輕勞動(dòng)量或者安排其他工作。
(6)懷孕7個(gè)月以上女職工,一般不得安排從事夜間工作;在勞動(dòng)時(shí)間內(nèi)應(yīng)當(dāng)安排一定的休息時(shí)間。
(7)女職工在哺乳期內(nèi),所在單位不得安排從事國(guó)家規(guī)定的第三級(jí)體力勞動(dòng)強(qiáng)度的勞動(dòng)和哺乳期禁止從事的勞動(dòng),一般不得安排從事夜間工作;在勞動(dòng)時(shí)間內(nèi)應(yīng)當(dāng)安排一定的休息時(shí)間。

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