現(xiàn)代社會中，人們承擔(dān)的工作越來越復(fù)雜，也越來越繁重，許多人常常身心俱疲。如何更合理地安排工作，提高工作效率，排遣精神壓力，是每位管理者和員工共同關(guān)心的話題。為此，《哈佛商業(yè)評論》英文版采訪了兩位工作效能專家——戴維·艾倫和托尼·施瓦茨，他們都強調(diào)了提高專注力、排除各種干擾（包括電郵）對于提升工作效率的重要性。
艾倫是暢銷書《搞定I：無壓工作的藝術(shù)》的作者。在書中，他論述了列出工作清單，然后逐項推進的效能管理方法。他的擁躉們將這套方法稱為“GTD”。GTD方法的主要原則是，用記錄的方式將頭腦中的各種任務(wù)移出來，并且安排好下一步行動，從而做到心無掛念，集中精力做好手頭的事情。
艾倫認為，影響工作效率的最大阻礙是，人們對自己要辦的事情缺乏切實的把握。他們既沒有明確工作事項，也沒有具體落實。事情就一直縈繞在人們的心頭，既耗費精力，也造成了巨大的精神壓力。實際上，大腦的主要功能是思考，而不是記事。所以，把想法從腦子里全部倒出來，列出一份清單，是非常重要的一步。
大腦清空后，接下來需要把大任務(wù)分解成一個個較小的“下一步行動”，然后集中精力逐項落實。這種方法實際上是在創(chuàng)造人們做事的動機：我看到我想要的結(jié)果，我相信我能做到，也知道怎么做。GTD在很大程度上就是把事情安排好，這樣，所有事情你就只需要考慮一遍。
施瓦茨是Energy Project公司的CEO。這家公司運用科學(xué)的高績效方法，幫助個人和組織提升工作熱情和效率。施瓦茨認為，從根本上講人是蘊涵能量的有機體。人的能量包括四個基本層面——身體、情緒、思維、精神。他建議人們合理管理自己的能量，在一段時間的高度專注之后，要適當(dāng)休息，做到能量的平衡。在他看來，工作應(yīng)當(dāng)是一段一段的“短跑”，而不是馬拉松似的“長跑”。人是有生理節(jié)律的，心臟會一張一縮，肌肉會一緊一松，只有有規(guī)律地不斷消耗能量、補充能量，我們才能保持最佳狀態(tài)。施瓦茨鼓勵人們在緊張工作90分鐘后稍事休息以恢復(fù)能量，并建議少食多餐。他還指出，企業(yè)在未來10年或20年里能否繁榮發(fā)展，員工的能量是一大因素。
施瓦茨是一個嚴(yán)格自律的人，他強調(diào)要建立一套積極的程序，有意識地修正自己的行為。比如，他會把最重要的工作放在一早就做，因為這個時候人休息得最充分，注意力也最集中。而90%的人一上班就查收電子郵件，這等于把工作安排的主動權(quán)交給了別人。施瓦茨認為，人們之所以對查收電郵上癮，原因是這不費勁，回復(fù)郵件讓人覺得短時間內(nèi)做了不少事情。而且，能收到郵件說明別人需要你，被需要的感覺挺不錯。在受到新郵件干擾問題上，艾倫認為，人們之所以會這樣，是因為他們不能肯定自己每隔24小時清空了郵箱。大多數(shù)人從不整理郵箱，因此總擔(dān)心還有未處理的郵件，并任由郵件來干擾他們。所以，定期清空郵箱很重要。
每個人的精力和資源是有限的，因此我們都需要一套系統(tǒng)，幫助自己明智地安排工作任務(wù)。